Saint-Gilles, le 2 août 2021
L’histoire de Coop IT Easy est inséparable de celle des supermarchés coopératifs. En effet, c’est dans la cellule informatique de la BEES coop, un supermarché coopératif bruxellois, que les fondateurs de la future coopérative informatique se sont rencontrés pour la première fois en 2015.
En 2021, presque 6 ans plus tard, l’équipe de Coop IT Easy a accompagné plusieurs supermarchés coopératifs en Belgique, en France, en Suisse et en Allemagne. Nos alter-egos, Coopdevs, basés à Barcelone, accompagnent à leur tour des clients supermarchés coopératifs en utilisant les modules pensés à l’origine pour la BEES coop.
De manière générale, les équipes de bénévoles des supermarchés coopératifs se posent de nombreuses questions quant il s’agit d’informatique. Nous voulons partager ici, les bonnes pratiques et les conseils, engrangés au fil des ans par l’équipe de Coop IT Easy.
Un supermarché coopératif est avant tout un magasin où les clients viennent faire leurs emplettes. Il faut donc absolument que l’outil de caisse soit performant et assez intuitif pour que des caissiers de différents niveaux informatiques puissent s’y sentir à l’aise.
Démarrer simplement
Quand un supermarché démarre son activité, il est tout-à-fait envisageable d’utiliser un logiciel de caisse “tout-en-un”. Certains prestataires proposent d’ailleurs d’installer le matériel de caisse et le logiciel ensemble.
Les avantages et les désavantages
Les avantages de cette approche sont :
- le temps d’implémentation de l’outil : souvent très rapide ;
- le budget : souvent (mais pas toujours) assez raisonnable pour une activité qui démarre.
Les désavantages souvent cités sont :
- le manque de flexibilité de l’outil (ajouter une nouvelle fonctionnalité est soit impossible soit très coûteuse) ;
- le logiciel ne permet “que” de gérer la caisse et n’est pas intégré à d’autres outils ;
- le coût si plusieurs caisses sont nécessaires : il faut payer le même montant pour le matériel et le logiciel. Il n’y a pas d’économie d’échelle avec ce genre de solution ;
- dans certains cas, le logiciel n’est accessible que sur le PC de caisse. Il faut donc se rendre sur place pour mettre à jour les fiches produits et fournisseurs.
À partir du moment où le supermarché veut intégrer plusieurs processus et plusieurs types de données dans une base de données centralisée (afin d’éviter du double encodage ou du temps d’export/import de données dans des outils divers), le logiciel de gestion Odoo Community devient vraiment un plus.
un ensemble de processus-clés
Odoo Community permet de gérer, dans sa version standard, un ensemble de processus-clés pour un supermarché coopératif :
- les caisses ;
- le stock ;
- les fournisseurs et processus d’achats ;
- la facturation.
En ajoutant des modules de l’OCA et des modules conçus pour la BEES coop au départ, une série d’autres processus peuvent être gérés de A à Z :
- l’intégration de nouveaux coopérateurs ;
- l’organisation du travail des coopérateurs ;
- la comptabilité.
Un gros avantage cité par nos clients en faveur d’Odoo Community est la possibilité d’avoir autant d’utilisateurs internes que nécessaire. La version Enterprise est payante en fonction du nombre d’utilisateurs et de modules installés. C’est une différence de taille quand plusieurs dizaines de bénévoles doivent intervenir dans le logiciel pour faire vivre la coopérative.
Odoo est hébergé dans le cloud, ce qui signifie que les bénévoles peuvent y accéder sans devoir venir au magasin, à condition d’avoir une connexion internet. Un autre élément important est la mise en place d’outils de back up afin de pouvoir récupérer la base de données et la remettre d’aplomb si le datacenter prend feu.
Cette question est primordiale quand on fait le choix d’utiliser un outil. Wikipedia nous dit :
“Un logiciel libre est un logiciel dont l'utilisation, l'étude, la modification et la duplication par autrui en vue de sa diffusion sont permises, techniquement et juridiquement, ceci afin de garantir certaines libertés induites, dont le contrôle du programme par l'utilisateur et la possibilité de partage entre individus.”
Odoo Community ainsi que les modules de l’OCA et ceux créés par Coop IT Easy, sont tous sous licence libre. C’est ce qui nous permet de modifier et diffuser nos modifications sur Odoo pour les supermarchés coopératifs.
Si un client ne désire plus travailler avec Coop IT Easy ou inversement, il peut partir auprès d’un autre prestataire avec sa base de données et tout le code qui est nécessaire à la faire fonctionner. De plus, le langage de programmation d’Odoo est le Python, langage largement utilisé dans le monde aujourd’hui.,
Les autres outils informatiques
Les supermarchés coopératifs ont aussi besoin d’outils de collaboration. Par exemple :
- un outil de gestion de mailing listes pour leurs groupes de travail mais aussi pour leurs envois réguliers de newsletters: pour les newsletters, Odoo Community propose un module basique de rédaction et d’envois. Il doit être couplé à un serveur mail dédié à l'envoi en masse pour éviter que les emails ne tombent dans les spams des destinataires.
- un outil comptable : Odoo permet de faire toute la comptabilité mais cela nécessite que le ou les comptables du supermarché basculent vers un outil qui, au départ, n’a pas été pensé par des comptables pour des comptables.
- un outil de gestion de documents : pour rédiger et partager les documents de travail. Le classique Google Drive reste imbattable en termes de fonctionnalités mais NextCloud, un logiciel libre, se défend très bien. Par ailleurs, un module sur Odoo permet de partager des documents (une fois finalisés) en ligne.
DE QUEL MATÉRIEL A-T-ON BESOIN ?
Pour la caisse, du matériel spécifique est nécessaire. L’option tout-en-un évoquée plus haut permet d’obtenir tout le matériel en une fois et donc de se simplifier la vie en termes de recherche de matériel. Avec Coop IT Easy, le matériel n’est pas fourni. L’équipe informatique devra se charger des achats auprès de divers fournisseurs, ce qui peut prendre du temps et de l’énergie.
Des PC de récupération qui tournent sur Linux peuvent très bien suffire. Une connexion internet doit être opérationnelle, au moins lors de l’ouverture et de la fermeture d’une session de vente, moments où les données sauvegardées dans le cache du navigateur internet sont synchronisées vers le serveur dans le cloud. Pour être plus rapide, l’écran doit idéalement être tactile.
Si le supermarché prévoit d’accepter les paiements par carte, il doit s’approvisionner en terminaux de paiements. Avec Odoo Community, Coop IT Easy n’a jamais réalisé d’interconnexion avec le terminal de paiement. Le caissier doit taper le montant à payer sur le terminal. Cela dit, un module de l’OCA permet de la mettre en place, à condition que le terminal de paiement utilise un standard bien défini.
Une simple douchette-scanner, connectée en USB, peut très bien faire l’affaire. Si l’on veut accélérer le passage en caisse, des scans fixes peuvent être installés.
Un scanner fonctionne comme un clavier, et il n’y a donc aucune configuration particulière à faire du côté du logiciel. Cela dit, il faut parfois les configurer en scannant des code barres fournis par le constructeur afin de spécifier la langue à utiliser.
Pour faire simple dans un premier temps, on peut choisir d’utiliser une imprimante A4 sur le réseau pour imprimer les quelques tickets de caisse demandés par les clients. Cette option fonctionne pour démarrer, surtout combinée avec l’utilisation d’un module de l’OCA permettant l’envoi de ticket de caisse par email aux clients, ce qui diminue la fréquence d’impression.
Pour être plus pro, il existe des petites imprimantes spécifiques pour les tickets de caisse, par exemple : EPSON TM-T20II. Attention, l’usage d’une imprimante de ce type nécessite l’installation d’une posbox ou posboxless sur les PC des caisses.
La balance
Plusieurs configurations sont possibles selon les besoins du supermarché :
- pesée en caisse ;
- pesée en libre service.
Si l’utilisation de vrac et de contenant réutilisable est privilégiée, ce qui est souvent le cas dans les supermarchés coopératifs, on pourra intégrer la gestion de la tare dans le processus de pesée. À nouveau, divers niveaux de professionnalisation sont possibles.
Pour la pesée en caisse, la balance Mettler Toledo Ariva-S est recommandée par Odoo. L’interconnexion nécessite l’installation d’une posboxless.
Le monnayeur automatique
La BEES coop a choisi d’acheter un monnayeur automatique pour éviter la manipulation de l’argent liquide. Cela requiert l’installation de Windows sur le PC de caisse et d’une posbox (donc l’achat d’un Rasberry Pi en plus). Coop IT Easy ne recommande pas l’utilisation de ce matériel car l’interconnexion est complexe à faire fonctionner et à maintenir.
La borne d’accueil
Les supermarchés coopératifs fonctionnent grâce à l’implication de leurs membres au quotidien. Un PC situé à l’accueil peut être installé pour pouvoir scanner les cartes de membres afin de vérifier leur statut.
Le pc des shifteurs
Pour suivre la présence et l’absence des membres en début de shift, un PC peut être installé avec un scanner pour permettre aux membres d’encoder leurs présences et leurs absences.
Le pc ou le scan de réception
Prochainement, Coop IT Easy espère mettre en place une application mobile avec l’aide du Grap pour faire les réceptions à l’aide d’un scanner.
Le matériel de bureau classique
Les salariés, le bureau des membres, les petites mains administratives précieuses auront besoin de PC pour pouvoir travailler au quotidien. Il faut donc aussi prévoir l’achat de tout le matériel classique dont les membres auront besoin pour effectuer leurs tâches.
QUEL BUDGET FAUT-IL PRÉVOIR ?
Démarrer avec l’outil fait maison par un bénévole informaticien, du matériel de récupération et des dons des bénévoles permettra d’économiser beaucoup d’argent en début de projet. Cela peut être une bonne idée pour commencer car au démarrage d’un tel projet, les bénévoles et futurs salariés ne connaissent pas encore leur métier de gestionnaire d’un supermarché coopératif.
Dans un second temps, ou dès le départ, selon le choix philosophique ou stratégique des équipes, le supermarché coopératif pourra investir dans des solutions plus permanentes.
Sur base de l’expérience de Coop IT Easy, la mise en place d’un outil de gestion comme Odoo Community nécessite un budget de plusieurs milliers d’euros au départ, sans compter le matériel. Ce budget couvre en réalité tout le temps d’accompagnement par l’équipe de Coop IT Easy, depuis la création de la base de données jusqu’à la formation aux utilisateurs clés, en passant par l’import des données (coopérateurs, fournisseurs, produits, etc.).
des budgets distincts
En plus de l’investissement de départ, il faut prévoir des budgets distincts pour :
- l’hébergement dans le cloud (récurrent) : entre 700 et 2000€/an selon les modalités d’hébergement (mutualisé ou dédié) ;
- le support fonctionnel (des questions pour utiliser au jour le jour le logiciel) : selon la taille de l’équipe bénévole, ce poste peut être conséquent ou très faible. Certains de nos clients prennent un contrat de support de 40h qui dure plus de 2 ans, d’autres en utilisent 2 de 80h/an. Ce poste peut donc être de quelques centaines d’euros à quelques milliers d’euros par an.
- la création de nouvelles fonctionnalités (si on veut faire évoluer le logiciel à des besoins spécifiques) : nos clients historiques continuent de financer de nouveaux modules et mutualisent leurs apports financiers, à hauteur de plusieurs milliers d’euros par an.
- la mise à jour vers une version plus récente du logiciel : Odoo S.A. édite une nouvelle version chaque année. Coop IT Easy ne peut pas actuellement suivre ce rythme et propose une prestation de migration tous les 2 ou 3 ans. Le montant de la migration dépend de la taille de la base de données et surtout du nombre de modules non standards utilisés, qui devront être portés dans la nouvelle version.
Les supermarchés coopératifs avec lesquels nous travaillons dépensent environ 1% de leur chiffre d’affaires annuel dans l’outil de gestion informatique.
COMBIEN DE TEMPS AVANT L’OUVERTURE FAUT-IL PRÉVOIR POUR TOUT PRÉPARER ?
Intégrer les réflexions sur les enjeux informatiques le plus tôt possible lors de l’élaboration du projet de supermarché coopératif permet de se lancer plus sereinement. Le temps minimum entre le début du projet et l’ouverture du magasin est de 4 semaines. Durant cette période, de nombreux aller-retours entre Coop IT Easy et le supermarché sont à faire.
Souvent, ce sont des bénévoles qui travaillent le soir ou le week-end pour remplir les fichiers Excel d’articles, fournisseurs, coopérateurs, et cela amène de facto un rythme plus lent dans la réalisation du projet. La qualité des données préparées dans les fichiers Excel va également fortement influer sur la rapidité de l’implémentation.
Des formations sont prévues avant l’ouverture, et réunir tous les bénévoles durant les heures de bureau est parfois le challenge le plus important du déroulement du projet.
QUELLES COMPÉTENCES TECHNIQUES DOIVENT AVOIR LES BÉNÉVOLES DE L’ÉQUIPE INFORMATIQUE ?
une personne de contact
Une personne dans l’équipe du supermarché coopératif est désignée pour être la personne de contact avec Coop IT Easy. Au moment du lancement du projet, cette personne aura un rôle primordial et devra idéalement :
- motiver les troupes afin de recueillir les bonnes informations auprès des diverses équipes de bénévoles (équipe produit, bureau des membres, compta, etc.)
- coordonner les dates de formation
- former au quotidien les bénévoles pour utiliser l’outil
- avoir accès et savoir configurer un sous-domaine et des adresses emails
- être présente lors de l’ouverture du magasin
Après l’ouverture,
- être disponible pour recueillir les questions et demandes des autres membres du supermarché coopératif, en tenant compte des contraintes horaires des divers bénévoles;
- répondre aux questions de support en première ligne et relayer les questions à Coop IT Easy si elles n’ont pas été répondues ;
- modérer les attentes des membres du supermarché quand une réponse ou un développement n’arrive pas aussi vite qu’espéré.
C’est donc un job très humain avant d’être technique !
Chez Coop IT Easy, une personne de contact est également identifiée et suivra le projet dans sa globalité
Nous espérons que cet article vous sera utile pour lancer votre projet de supermarché coopératif plus sereinement, du moins sur les aspects informatiques.
Nous avons oublié de partager des éléments essentiels ? Vous n’êtes pas d’accord avec certains points ? Au contraire, vous êtes super convaincus par notre expertise et notre démarche et vous rêvez d’être accompagnés par notre équipe ?
N’hésitez pas à nous en faire part en nous écrivant à info@coopiteasy.be