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10 étapes pour utiliser Odoo Community dans un supermarché coopératif

Saint-Gilles, le 2 février 2022

Dans cet article, Virginie vous explique toutes les étapes suivies pour implémenter Odoo Community chez l’un de nos plus anciens clients : la Fève, le Supermarché Participatif Paysan de Meyrin, basé à Genève en Suisse.

L’histoire commence en mars 2018, lorsque Denis, un informaticien bénévole pour le projet de supermarché décide de nous contacter. Denis avait préparé un cahier des charges et cherchait un accompagnement pour l’ouverture de la Mini Fève au 1er mai 2018. Finalement, notre offre commerciale fut acceptée début mai et l’ouverture du magasin a eu lieu au mois de juin, ce qui nous a d’ailleurs permis de pouvoir tenir nos délais !  

La configuration pour le magasin

La toute première étape fut d’installer Odoo Community v9 et de créer une base de données de production (la “vraie” base de données). Nous avons également créé une base de données de test (une copie de la base de données de production) afin de permettre aux membres de se familiariser avec l’outil. 

Pour commencer, nous avons décidé de nous concentrer sur les modules touchant aux activités “coeur” du magasin, à savoir :

  • les achats
  • les ventes via le Point de Vente
  • le stock
  • et la comptabilité.

En plus de ces modules standards, nous avons installé une série de modules, réalisés pour la BEES coop au départ, permettant d’ajouter d’autres fonctionnalités très pratiques. Par exemple : l’envoi du ticket de caisse par email, l’ajout de caractéristiques sur la fiche article pour définir s’il est bio, local, etc.

Les membres bénévoles et salariés ont également rempli des fichiers partagés qui nous ont servi de base pour la configuration de l’outil, comme par exemple :

  • les coordonnées de la coopérative ;
  • le nombre de caisses et les moyens de paiement ;
  • les premiers utilisateurs.

la coordination avec la comptable

Nous avons beaucoup échangé avec la comptable pour trouver les modules de la communauté OCA qui permettaient de gérer l’ensemble de la comptabilité sur Odoo Community.  Nous avons également travaillé ensemble pour configurer tous les journaux comptables et préparer l’import des relevés bancaires historiques associés aux prises de parts.

l'import des données

L’étape suivante fut la plus chronophage. Sur base de fichiers Excel “modèles” que nous avons fournis, les membres du supermarché ont dû travailler dur pour encoder toutes les données nécessaires à l’ouverture du magasin :

  • les fournisseurs
  • les catégories d’articles
  • les unités de mesure
  • les articles

Cette étape nécessite beaucoup d’échanges avec le client, car les données sont interdépendantes. Pour pouvoir encoder les articles, il faut d’abord avoir encodé les fournisseurs, les catégories d’articles et les unités de mesure. Cela peut prendre beaucoup de temps si certaines données sont manquantes ou incohérentes.

Avec le Supermarché Participatif Paysan, cette partie a été faite en un temps record, vu le planning d’ouverture. Tout le monde s’est mobilisé et a travaillé parfois tard pour préparer toutes ces données.

la formation

Denis et les deux salariés de l’équipe se sont rendus à Bruxelles pour être formés pendant 2 jours sur l’utilisation de tous les modules. À eux trois, ils ont ensuite eu la lourde tâche de former à leur tour les futurs utilisateurs du logiciel une fois de retour chez eux.

Ces 2 journées ont été intenses : parcourir toutes les fonctionnalités en si peu de temps, c’était un vrai challenge

la préparation des premières commandes

Pour approvisionner le magasin dès l’ouverture, l’équipe de bénévoles et de salariés a directement mis ses nouvelles connaissances à l’épreuve de la réalité. Les derniers articles et fournisseurs qui n’avaient pas été intégrés lors de l’import ont été encodés manuellement et les commandes sont parties quelques jours avant le jour J.

Cette manière de faire a permis de suivre directement l’état des stocks de tous les articles entrants, sans devoir faire d’inventaire de départ dans le logiciel. Ce fut possible… mais serré au niveau du timing !

l'impression des étiquettes pour les rayons

La solution que nous proposons ne permet pas d’imprimer les étiquettes d’articles directement depuis Odoo (bien que cela soit en cours pour 2021).

A l’époque, en 2018, le Supermarché Participatif Paysan a fait appel à un très gentil  bénévole de la BEES coop qui les a aidé à mettre en place un outil de reporting (Jasper Soft Studio). Grâce à une connexion à la base de données gérée par Odoo, les membres ont pu générer et imprimer les étiquettes juste avant l’ouverture. C’est encore cette solution qui est utilisée aujourd’hui à la Moyenne Fève (la Mini Fève est devenue Moyenne en 2020 suite à un déménagement dans un local plus grand).

La configuration pour la gestion des membres

La toute première étape fut d’installer Odoo Community v9 et de créer une base de données de production (la “vraie” base de données). Nous avons également créé une base de données de test (une copie de la base de données de production) afin de permettre aux membres de se familiariser avec l’outil. 

Pour commencer, nous avons décidé de nous concentrer sur les modules touchant aux activités “coeur” du magasin, à savoir :

  • les achats
  • les ventes via le Point de Vente
  • le stock
  • et la comptabilité.

En plus de ces modules standards, nous avons installé une série de modules, réalisés pour la BEES coop au départ, permettant d’ajouter d’autres fonctionnalités très pratiques. Par exemple : l’envoi du ticket de caisse par email, l’ajout de caractéristiques sur la fiche article pour définir s’il est bio, local, etc.

Les membres bénévoles et salariés ont également rempli des fichiers partagés qui nous ont servi de base pour la configuration de l’outil, comme par exemple :

  • les coordonnées de la coopérative ;
  • le nombre de caisses et les moyens de paiement ;
  • les premiers utilisateurs.

le jour j

Lors du jour J, l’équipe de la Mini-Fève a ouvert la boutique avec succès et a déjà fait 122 ventes en caisse.

Un partenariat à long terme

Après le jour J, l’histoire ne s’est pas arrêtée-là, bien au contraire ! Nous sommes toujours en contact étroit avec les membres du Supermarché Participatif Paysan à travers :

  • le support : nous répondons régulièrement à des questions d’utilisations sur le logiciel. Nous avons déjà fait plus de 400 heures de support depuis 2018 ;
  • l’évolution du logiciel grâce au développement de nouvelles fonctionnalités demandées et financées par le Supermarché Participatif Paysan et d’autres supermarchés ;
  • la migration de la version 9 à la version 12 en 2020, une aventure commune remplie de découvertes et de challenges techniques et financiers ;
  • la participation au groupe d’intercoopération qui rassemble tous nos clients supermarchés coopératifs pour plus de mutualisation dans les prochains mois et les prochaines années.

Merci encore à toute l’équipe du Supermarché Participatif Paysan de nous avoir choisis comme partenaires informatiques !

Vous aussi, vous avez un projet de supermarché coopératif?

Comme vous venez de le lire, c’est une spécialité pour Coop IT Easy.

Contactez-nous par mail à info@coopiteasy.be pour partager votre projet et nous demander une offre.

© Les photos d’illustration de cette article proviennent du site internet ou de la page Facebook de La Fève – Supermarché participatif et lui appartiennent.