Coop IT Easy installe et maintient des logiciels ERP chez ses clientes et clients, mais au fait… qu’est-ce donc qu’un ERP ?
ERP, c’est l’acronyme de Entreprise Resource Planning (en français, nous parlons plutôt de PGI, progiciel de gestion intégré). Un ERP est un système informatique qui permet de gérer un ensemble de processus opérationnels liés aux activités de l’entreprise.
Par exemple, avec un ERP, vous pouvez assurer le suivi et la gestion de :
- projets : leur état d’avancement, la liste des tâches…
- logistique : le processus de vente, d’achat, de stock, la réception et la livraison des marchandises…
- marketing : le CRM (customer relationship management) pour suivre les prospects, les campagnes de mail avec des listes de diffusion personnalisées…
- comptabilité : les factures, les notes de crédits, les journaux comptables, les taxes…
- ressources humaines : les employées et employés, les contrats horaires, les feuilles de temps…
- Et bien d’autres !
Une base de données unifiée
Les organisations, particulièrement dans l’économie sociale, sont souvent confrontées à une gestion des données éparpillée dans une multitude de fichiers et d’applications hétérogènes qui ne communiquent pas ensemble.
Autrement dit, chaque service possède sa propre logique et sa propre base de données rendant la transmission et la gestion d’informations difficiles.
Dès lors, il n’est pas rare de se retrouver avec une redondance des données encodées à plusieurs endroits et à plusieurs reprises, parfois dans des formats différents sans relations entre elles, ce qui alourdit et ralentit le processus de traitement.
C’est là qu’intervient l’intérêt d’un ERP ! Il est constitué d’une panoplie de modules et d’applications qui sont intégrés, avec la spécificité d’avoir une base de données unique.
- Centralisation des données
Avec une seule source d’informations, cela permet d’éviter de se disperser et de se demander où se trouve l’information. Les informations sont transmises plus rapidement et améliorent la collaboration entre personnes et équipes.
- Unicité et intégrité des données
Les données sont uniques, ce qui diminue les erreurs d’encodage et facilite la mise à jour des données qui se fait en en temps réel. Les données sont formatées afin de pouvoir transmettre l’information aux différentes applications intégrées de manière cohérente et exacte.
- Relations entre les données
Les données sont liées, c’est-à-dire qu’elles sont structurées dans des tables avec des relations entre elles permettant d’avoir une meilleure traçabilité et vue d’ensemble des données.
Par exemple, nous avons une fiche contact client avec ses coordonnées. Cette fiche peut être reliée à une commande. A partir de la commande, il sera possible de savoir qui est le client ou la cliente et, inversement, à partir du contact, quelles sont les commandes effectuées.
Quels sont les avantages d'un erp ?
- Solution générale, adaptable et évolutive :
Un ERP est configuré et paramétré sur base du domaine et des activités de l’entreprise. En outre, l’outil peut être agrémenté progressivement de modules et d’applications supplémentaires en fonction des besoins et de la croissance de l’organisation.
- Gain de temps et meilleure efficacité :
La gestion est centralisée sur un seul outil et les informations sont partagées et communiquées plus rapidement. Les processus et les tâches récurrents peuvent également être automatisés, ce qui permet d’être plus efficace.
- Meilleure visibilité et analyse simplifiée :
Le reporting et l’analyse des performances des différents processus sont facilités étant donné que les applications et les données sont liées. Avoir des informations fiables en temps réel est primordial pour la gestion de l’entreprise et pouvoir prendre de bonnes décisions.
Quels sont les inconvénients d'un erp ?
- Temps d’analyse de la solution
Il ne suffit pas de prendre un ERP et de se lancer à l’aveugle. Il est important de faire un diagnostic et une analyse des besoins de l’entreprise afin de juger quel ERP, quels modules et quelles applications sont nécessaires. Dès lors, du temps et de l’implication du personnel de l’organisation est à prévoir pour la la mise en place et déploiement d’un ERP. Par ailleurs, un ERP est une solution standard qui nécessite du développement si l’entreprise souhaite avoir des fonctionnalités très spécifiques par rapport à ses besoins. Le plus souvent, l’ERP s’adapte à l’organisation autant que l’organisation au nouveau système, ce qui nécessite de repenser certains fonctionnements internes.
- Coûts financiers
Outre le temps disponible à y consacrer, l’analyse de la solution est à mettre en lien avec la capacité financière de l’entreprise. Généralement, pour le développement d’un ERP en cloud par une ou un prestataire intégrateur, il faut prendre en compte le coût de l’hébergement, de la maintenance et du support, et éventuellement d’autres aspects en fonction de l’ERP.
Par rapport au développement, il est utile de garder à l’esprit qu’il est préférable de s’adapter le plus possible au logiciel, plutôt que de vouloir un logiciel qui s’adapte au fonctionnement présent de l’organisation, autant pour préserver le portefeuille de l’entreprise que la facilité de maintenance future de l’ERP.
- Formation et accompagnement au changement des utilisateurs
L’utilisation d’un nouvel outil de gestion informatique pose des défis de prise en main par ses utilisatrices et utilisateurs, dont l’aisance avec l’informatique et la capacité d’adaptation peuvent varier fortement. Il est donc nécessaire de pouvoir évaluer, former et accompagner les personnes qui seront amenées à utiliser l’ERP au quotidien. Une phase de changement est inévitable et des habitudes de travail bien ancrées dans le quotidien doivent nécessairement être adaptées.
Prenons un exemple pratique de l’utilité d’un ERP
En guise d’illustration, un magasin de meubles de seconde main est à la recherche d’un ERP pour améliorer sa logistique et son processus de vente. Les personnes chargées de choisir un nouveau logiciel identifient Odoo Community comme une bonne piste open-source. Les fonctionnalités d’intérêt sont les modules standards d’Odoo, complétés par des modules de l’Odoo Community Association (OCA) pour la gestion des achats, ventes, stock, point de vente, et facturation.
- Gestion des Achats :
- Demandes de prix
- Gestion des devis et bons d’achats
- Gestion des Ventes :
- Listes de prix différenciés pour les clients
- Envoi par mail des devis et bons de commande
- Gestion de Stock :
- Gestion des réceptions et livraisons
- Ajustement de stock et inventaires
- Gestion du Point de vente :
- Interface de caisse
- Gestion des différents modes de paiement
- Gestion de la Facturation :
- Gestion des factures et notes de crédit d’achats et de ventes
- Enregistrement des paiements
- Configuration des comptes bancaires
Avec ces modules, le magasin pourra gérer son activité de l’approvisionnement de meubles par ses fournisseurs, à la vente de ses meubles à ses clients tout en ayant un contrôle sur les stocks et la comptabilité. Chacun de ces modules dispose également de fonctionnalités d’analyse et de rapports utiles pour le suivi et la gestion afin de prendre des décisions stratégiques.
En résumé
Un ERP, c’est une suite de modules et d’applications intégrés qui permettent de gérer une base de données centralisée.
L’ERP est adaptable et évolutif afin de pouvoir couvrir les besoins et les activités de l’entreprise en vue d’optimiser le suivi, la gestion et l’analyse des processus.
Le choix de se tourner vers cette solution implique d’une part une réflexion sur les ressources de l’organisation et d’autre part un engagement de l’ensemble des utilisateurs et utilisatrices afin de profiter des avantages de l’ERP à leur plein potentiel.s.